放課後等デイサービス事業者向けソフト
放課後等デイサービスの概要
放課後等デイサービスは、障がい者のための施設の一つで放課後及び長期休みに障がい児に対して日常生活の基本的な動作の指導、集団生活への適応訓練などを行う、いわば障がい児の学童保育です。 また、保護者に代わり、障がい児のケアを代替することで、日々の疲れをリフレッシュしてもらう保護者の支援サービスでもあります。
放課後等デイサービス事業者の課題
放課後等デイサービス事業者において、日常的な事務作業として挙げられるのが- 利用者である障がい児が施設を「いつ利用するか」を記録・管理する「利用者情報の記録・管理」
- 社員、パートのシフトを管理する「シフト調整」
- 社員、パートの勤怠情報を管理する「勤怠入力・管理」
- 保護者及び市区町村に代金を請求する「請求事務」
一方で、「利用者情報の記録・管理」「シフト調整」については、放課後等デイサービス特有の事情があるため、手間が掛かります。
利用条件における問題点
放課後等デイサービスにおいては、施設を利用するすべての利用者が毎日、決まった時間に来所するわけではありません。利用者ごとに固定の利用日（例えば、月～土の週5回の利用や、月、水の週2回など）が決まっているが、保護者の都合や利用者の体調不良等で 利用日が増えたり、減ったりします。
また、利用者は小学生から高校生であり、車による送迎サービスを行っているが、学校が終了する時間は学校ごと学年ごとに異なり、 さらには小・中学校の時間割は月ごとによって異なることが多い。
シフト調整における困難さ
上記のような利用状況であるため、利用者ごとの情報や、各学校の時間割などによって、日々必要な人員が異なるため、「シフト調整」 が難しくなっています。 また、「シフト調整」する際には、いろんな情報を見ながら行う必要があり、法律によって、障がい児あたりの必要人員数が定められている こともあり、確認作業も含めると非常に手間がかかる作業と言えます。情報収集を早くすれば、この問題は解決するのだが、保護者にも事情があるため、「お願い」はできても「強制する」ことはできません。 そのため、生産性向上には情報がそろった時点で簡単に「シフト調整」し、管理者の負荷を大幅に軽減する方法が必要となります。
生産性向上の実現方法
シフト調整における負荷を軽減するために、確認しなければならない情報を一元的に管理できるようにする「放課後等デイサービスシステム」を 構築しました。放課後デイシステムで一度に情報が確認できるようにすることで、様々な資料を振り返ることなく、「シフト調整」を簡単に 行うことができるようになります。利用者の利用意向の管理
「利用者の利用意向」についてのアンケートもとに放課後デイシステムに利用意向を入力すると、日ごとの利用者人数や日ごとの利用者一覧が 把握できるようになります。なお、利用者の固定的な利用日は一度登録すると継続的に反映される仕組みとなっています。学校の時間割情報の管理
車での送迎サービスを行っているので、学校まで利用者を迎えに行くことから、下校時間（車で迎えに行く時間）を把握する必要があります。放課後デイシステムでは、学校の時間割を入力すると、利用者の利用意向を紐づけして下校時間が把握できるになります。
必要人員・勤務時間の設定
放課後デイシステムに社員・パートの勤務意向を入力すると勤務希望日（休み希望も含む）が表示され、勤務時間の希望がある場合には、 希望勤務時間も表示されます。「利用者の利用意向」と「学校の時間割情報」も一緒に確認できるため、 個別の資料を振り返っては問題ないか確認するという作業が一切不要になるため、シフト作成が容易になります。送迎体制の設定
放課後デイシステムでは、あらかじめ車両情報（乗員可能数など）を設定しておくことで、「利用者の利用意向」「学校の時間割情報」 「社員・パートの勤務意向」を入力すると、送迎設定画面で「運転者」「添乗者」「搭乗者」を選択して、送迎を設定できるようになります。 個別の資料の振り返りが必要ないため、従来に比べて、作業時間を大きく短縮できます。